20 января 2014 г.

Фундамент для управляемой документации

Общей подход к деятельности — ее документирование. Не все необходимо оформлять документально, но рано или поздно организации сталкиваются с тем, что принятые решения и определенные требования и результаты работы должны быть записаны. При этом если документация находится в неуправляемом состоянии (в том числе, не будет понятно, актуальна и принята она или нет), толку от нее мало.
Очевидно, что наилучшим способом поддерживать документацию в управляемом состоянии — использование специальной информационной системы. Но если не заложить фундамент в виде единых требований к документации (обозначение, оформление, идентификация изменений и статуса, права доступа и т. д.), при ее использовании будут возникать проблемы. Чтобы документация была управляемой, исполнителям должно быть проще сделать ее таковой, нежели не сделать.
Столь же очевидно, что документация в организации может сильно различаться и иметь разнообразные внешние требования, поэтому унификация требований к ней должна иметь разумные пределы.
Процессы управления документаций унифицировать и вовсе бессмысленно, поэтому для разных категорий документации такие аспекты, как способы согласования, изменения и распространения, целесообразно определять позднее, в рамках документирования самих процессов.

Для целей «обкатки» заложенного фундамента можно использовать разрабатываемую документацию на систему менеджмента.
Примерами видов документации могут служить:
  • процедуры;
  • записи;
  • карты процессов, схемы протеканий процессов и/или описания процесса;
  • схемы организационной структуры;
  • технические условия;
  • рабочие инструкции и/или инструкции по контролю;
  • документы, описывающие внутренние коммуникации;
  • производственные графики;
  • одобренные перечни поставщиков;
  • планы испытаний и инспекционного контроля;
  • планы качества.

Комментариев нет:

Отправить комментарий