21 августа 2014 г.

Обращение с готовой продукцией и с собственностью потребителя

Производство не заканчивается на готовой продукции, поэтому должны быть определены процедуры хранения, поставки и обслуживания. Все это применимо и к составным частям.
Отдельно стоит отработать вопрос собственности потребителя. Она может возникнуть в самых неожиданных процессах, учитывая, что это может быть не только собственность в общем понимании, но и, например, персональные данные (см. закон «О защите персональных данных»). В таких случаях часто присутствуют законодательные требования. Поэтому стоит проанализировать все возможные точки входа чего-либо от потребителей и прописать для этого специальные процедуры.

29 июля 2014 г.

Производственные процессы

Правильно организовать производство — задача технологов. Требования типичны для технологической подготовки: что, как и чем производится и как, чем и какие проводятся измерения. Иначе говоря, должны иметься технологические маршруты и процессы изготовления и контроля, требования к производственным условиям.
Для процессов, результаты которых для каждой единицы продукции проверить невозможно (или нецелесообразно), должны быть определены критерии, по которым можно судить, о том, что процесс достигнет запланированных результатов. Проще говоря, не все можно проверить, пока не начнешь использовать, и речь не только о сложных производственных процессах, но и многих, которые выполняются людьми, вплоть до банальной стрижки. Это так называемые "специальные процессы".
Способам обеспечения соответствия таких процессов могут быть:
  • контроль параметров процесса;
  • соблюдение требований к оборудованию и исполнителям;
  • разработка детальных инструкций.
Испытания продукции встраиваются в производственные процессы. При этом не отнюдь всегда целесообразно осуществлять сквозной контроль продукции — для этого возможно применение статистических методов.

29 июня 2014 г.

Управление закупками

Под закупками в данном случае следует понимать не любые закупки, а закупки того, что используется для ЖЦ продукции. Как и к продукции, производимой в организации, к закупаемым составляющим должны быть определены требования и, исходя из требований, методы обеспечения соответствия. Типичными методами обеспечения соответствия являются:
  • Выходной и/или входной контроль;
  • Аудит поставщика;
  • Внедрение процессов у поставщика.
Выбор методов обуславливается значимостью закупаемых изделий для конечного изделия.
Должны существовать критерии оценки поставщиков (например, по срокам, по стоимости, по браку), оценки по которым должны фиксироваться в реестре или специальной ИС, и критерии приемки закупок.
Критерии выбора поставщиков:
  • вклад в деятельность организации и способность создавать ценность для организации и ее заинтересованных сторон;
  • потенциал для постоянного расширения их возможностей;
  • расширение собственных возможностей за счет сотрудничества с ними;
  • риски, присущие отношениям с ними.
Интересный факт: часто управление закупками путают с управлением закусками.

7 июня 2014 г.

Определение необходимых испытаний продукции

Минимально необходимые испытания продукции — приемосдаточные. Для них должны быть установлены критерии приемки продукции и ответственность за приемку. Подробно про непосредственный процесс подготовки и проведения испытания будет позже.
Главным критерием результативности проектирования и разработки является соответствие разработанной продукции требованиям. В ходе разработки изделия сначала испытываются отдельные узлы (компоненты), затем продукция в целом. В зависимости от характера продукции, виды испытаний различаются, но, в целом можно определить такую последовательность:
  1. Испытания моделей, прототипов и ранних версий продукции (отладка, внутреннее тестирование);
  2. Специальные виды испытаний (тестирования), аудиты кода и документации;
  3. Предварительные испытания (альфа-тестирование);
  4. Приемочные испытания (бета-тестирование).

14 мая 2014 г.

Определение процессов проектирования и разработки

Этот раздел актуален только для тех организаций, которые проводят проектирование и/или разработку в той или иной мере. Он детализирует общие рекомендации.
При планировании работы по проектированию и разработке стоит разделять на этапы с определенным результатом, который можно будет проверить. В частности, следует определить вехи, по достижении которых будет проводиться обсуждение достигнутых результатов с привлечением заинтересованных лиц, и, при необходимости, изменение курса.
Для обеспечения распределения ответственности и эффективности коммуникаций следует применять разнообразные методики организации проектирования и разработки
При этом не стоит забывать, что все планы — живые инструменты управления, поэтому они имеют полное право быть изменены и в них должна отражаться актуальная информация.
В организациях, занимающихся проектированием и разработкой, целесообразно разрабатывать «типовые проекты» — шаблоны планов, календарных планов и прочих проектных документов.
Существуют устоявшиеся требования к требованиям. Они должны быть:
  • Полными;
  • Недвусмысленными;
  • Непротиворечивыми.

28 апреля 2014 г.

Применение процессов к продукции

Важно понимать, что система сама по себе ничего не обеспечивает. На основе этой системы должна вестись работа в отношении выпускаемой продукции.
Под планированием процессов подразумевается определение процессов для конкретных продуктов (т. е. на этом этапе процессы в целом должны быть уже определены), а не о календарном планировании. При проектном подходе к работам эта информация может содержаться в плане проекта, но в общем случае такой документ можно называть планом качества. В приложении даны комментарии в отношении понимания понятия «план», заимствованного из западной практики.
Таким образом, для определенных видов продукции должно быть определено все то, что определяется в таких случаях:
  1. Требования к продукции;
  2. Ресурсные потребности;
  3. Производственные процессы;
  4. Виды испытаний;
  5. Отчетность.
На самом деле, это и есть все то, что обычно подразумевается под «основной работой» при создании новой продукции и постановки ее на производство. В последующих пунктах раскрывается детально, что следует учесть при таком планировании.

27 апреля 2014 г.

Сбор данных

Мониторинг и измерение процессов можно выполнять не только непосредственно, но и путем измерения параметров продукции, сбором обратной связи и т. д. Таким образом, данные можно собирать следующими способами:
  • Внутренние аудиты;
  • Внешние аудиты;
  • Опросы и сбор отзывов или рекламаций от потребителей;
  • Сбор предложений от сотрудников;
  • Измерение параметров производственных процессов;
  • Измерение показателей непроизводственных процессов (например, всякого рода сроки реагирования, длительности выполнения);
  • Испытания продукции;
  • Подсчет затрат и потерь.
Планирование и отслеживание выполнения планов актуально для любых организаций, а для организаций, выполняющих проекты, крайне рекомендуется использовать известные методики управления проектами для оценки состояния проектных работ.

20 апреля 2014 г.

Наличие ресурсов и условий

Достаточно очевидным и неновым является требование иметь ресурсы для выполнения работы. Тем не менее, в организации вполне может быть распространена поговорка «с ресурсами и дурак сможет». Это не так, это нужно менять.
К ресурсам относятся: производственные материалы, IT-обеспечение, рабочие места (офисные и производственные) и расходные материалы для них, инструменты, нормативная документация, помещения, транспорт, связь, финансы (упоминаются в ISO 9004) и др. Для обеспечения наличия и поддержания в актуальном и годном состоянии должны быть простые процедуры, доступные для рядовых сотрудников. Применимую нормативную документацию следует каталогизировать.
Для оптимизации рутинных процедур обеспечения следует иметь типовые решения, особенно в области IT. Например, основной рабочий инструмент большой части сотрудников (компьютер) должен быть изначально настроен так, чтобы сотрудник имел доступ ко всем необходимым ресурсам. Для этого следует использовать  управление конфигурациями рабочих мест.
Для поддержания инфраструктуры существуют, например, инструменты бережливого производства: TPM, 5S и прочее.

31 марта 2014 г.

Оценка 360 градусов

По просьбам читателей, решил описать кратко метод оценки 360 градусов.
Оценка «360 градусов» (или оценка от множества источников/оценщиков) — это оценка, которую выполняют несколько человек из непосредственного рабочего окружения сотрудника. Чаще всего, оценка «360 градусов» будет включать отзывы от подчинённых сотрудника, его коллег и руководителей, а также его самооценку. В некоторых случаях, такая оценка также может включать отзывы из внешних источников, таких как клиенты, поставщики и прочие заинтересованные лица. Такая оценка отличается от односторонних оценок, в которых отзывы на руководителей поступают только от их непосредственных подчинённых или сотрудников оценивают их непосредственные руководители.
Результаты оценки «360 градусов» часто используются самим оцениваемым, чтобы наметить и спланировать направления собственного развития. Некоторые организации также используют результаты для принятия административных решений, связанных с оплатой труда и карьерными продвижениями. Впрочем, не утихают споры, можно ли использовать оценку «360 градусов» для аттестации или это исключительно метод определения направлений развития для сотрудников.

26 марта 2014 г.

Человеческий капитал

Для реализации требований по соответствию персонала выполняемой деятельности рекомендуется формулировать профили должностей, в которых будут описаны требования к должности, желательно в унифицированном виде. Должна проводиться регулярная аттестация сотрудников на соответствие этим требованиям, а также другие виды оценки персонала (360 градусов и др.). Эта информация должна использоваться для оценки соответствия сотрудника занимаемой должности и выполняемой работе. Полезно внедрить систему оценки и грейдирования персонала. Несмотря на то, что привлечение отделов по работе с персоналом необходимо (хотя бы потому что управлять записями в отношении сотрудников — их прямая задача), не стоит делегировать им оценку полностью, потому что никакой специалист по кадрам не сможет так же хорошо оценить сотрудника, как те, кто с ним непосредственно работают.
Следует проводить регулярное обучение и дообучение сотрудников и, что сложнее, оценивать их результативность.

22 марта 2014 г.

Увеличение охвата и повешение зрелости

Когда процедуры детализированы до той степени, что на них можно опираться в ежедневной деятельности, можно начать накопление информации по процессам и продукции.

Ответственность и полномочия

Понимание сотрудниками своих полномочий и ответственности — один из краеугольных камней успешного функционирования организации. На эту тему также есть немало литературы, но в целом можно обозначить следующие тенденции. В отношении принятия решений ответственность и полномочия следует расширять до той степени, до которой сотрудник может их «потянуть», при этом обеспечить сотрудников возможностью согласовать решение, привлекая минимальное количество «согласователей». Ответственность за эффективное выполнение деятельности по процедуре, очевидно, лежит на сотруднике, выполняющем эти действия.
Тем не менее, определенные аспекты ответственности и полномочий (особо важные, спорные или неочевидные) следует фиксировать, например, в самих документальных процедурах или в привычных должностных инструкциях (последние не должны быть дискредитированы среди сотрудников).
Целесообразно назначать ответственность и полномочия исходя из ролей, а не конкретных сотрудников или должностей.

17 марта 2014 г.

Внедрение основных процессов

Несмотря на краткость описания второго этапа, он очень объёмен. По результатам этого этапа в организации должны быть описаны основные процессы. Описывать имеет смысл только действительно выполняющиеся процессы, для которых понятна связь с другими процессами.

Детальное описание процессов системы

Для начала, нужно декомпозировать процессы до необходимой глубины, разработать для них иерархически связанные документированные процедуры, содержащие:
  • схемы этих процессов;
  • роли в этих процессах;
  • при необходимости, описания процессов;
  • где уместно, измеряемые показатели, точки их измерения и периодичность анализа.
Для процессов, где адекватные метрики процессов отсутствуют, основным показателем считать наличие нужного продукта во время (достижение цели процесса), чтобы избежать работы «на показатель».

22 февраля 2014 г.

Сертификация на соответствие стандартам систем менеджмента ИСО

Организации и компании часто хотят получить сертификат соответствия стандартам ISO по одной из систем менеджмента (например, ISO 9001 или ISO 14001), хотя сертификация не является требованием. Основной причиной желания внедрять такие стандарты является возможность улучшить результативность и эффективность операционной деятельности компании.
Компания может решиться на сертификацию по многим причинам, потому что сертификация может:
  • быть контрактным или законодательным требованием;
  • быть требованием потребителя;
  • быть частью контекста программы управления рисками;
  • помочь мотивировать персонал благодаря установке ясной цели в виде развития системы менеджмента.

19 февраля 2014 г.

Внутренний обмен информацией об СМК

Требования, связанные с информационным обменом сводятся не только к короткому абзацу в п. 6.2.2. В принципе, требования и к документации и к квалификации персонала подразумевают знания содержания документации СМК.

Обеспечение доступности системы

Обеспечение хранения нормативных документов в доступном месте, установление доступного порядка улучшения процессов (порядок сбора замечаний и предложений, порядок создания и изменений процедур). В частности, разработка и утверждение «низовых» процедур для непосредственных исполнителей (рабочих инструкций, SOP) должны быть выполнимы нуждающимися в них подразделениями самостоятельно.
Обеспечение средствами автоматизации (шаблонами, формами, информационными системами) и прочим инструментом (напр., измерительным).
Если документацию неудобно использовать или изменять — ей не будут пользоваться.
Важный момент: нигде нет требований иметь бумажную документацию с живыми подписями — это может сэкономить массу времени и сил.
Ни в коем случае нельзя вводить новые порядки через приказы и распоряжения. Такие документы могут использоваться исключительно для разовых действий. Например, ими могут вводиться те же самые процедуры. Тогда для того, чтобы не возникало соблазна пользоваться приказом как главным источником, в нем должен указываться только факт ввода в действие определенных процедур.

18 февраля 2014 г.

Немного СМК-юмора

На одном форуме наткнулся на такой пост (всё, что можно, сохранено):
Господа, срочно нужна помощь Восклицание Я пришла в компанию месяц назад, работаю секретарем, еще толком не разабралась с документацией, а тут еще мои обязанности расширили и назначили ответственной по СМК, Шок теперь собственно сама проблема- стандарт ИСО 9001:2000 я прочитала и представление о чем идет речь имею, но как это все внедрить в работу компании не представляю. Собственно компания уже сертефицированна, в июле запланированн внешний аудит. Может кто- то работает по СМК и поможет начинающему специалисту Улыбка

Просто эталонный пример того, как быть не должно. Вообще нигде и не в чём. И почему нужно регулировать сертификацию СМК.

13 февраля 2014 г.

Немного про обязательные процедуры

Опять же, до тех пор, пока обязательные процедуры не отменены, будет возникать вопрос, что должно быть в процедурах.

Процедура «Управление несоответствующей продукцией» (8.3)

В этой процедуре могут быть изложены принципы идентификации такой продукции, действия, связанные с появлением несоответствующей продукции, и ответственность за принятие решений.
Типичными действиями с несоответствующей продукцией являются:
  • Устранение несоответствия (коррекция);
  • Выпуск разрешения на отклонение;
  • Отзыв и изоляция несоответствующей продукции.
Все эти действия могут производиться как до поставки, так и после (когда продукция уже у потребителя). После устранения несоответствий необходима повторная проверка продукции.
Также можно описать БД, в которой будут храниться все записи о несоответствиях.

8 февраля 2014 г.

СМК FAQ

Создал специальную страничку для вопросов по темам, которые ещё не освещены в блоге. Задавайте, постараюсь всем ответить!

31 января 2014 г.

Документированные процедуры

Когда я писал этот раздел (а писал я его пару лет назад), еще не было ISO 9001:2015, в котором требований документированных процедур уже нет, но, тем не менее, вполне вероятно, что этот и последующие посты на эту тему ещё сослужат кому-нибудь службу.
Часто первое (после того, как в систему заложена управляемость документации), что должно показывать существование в организации системы менеджмента по тому или иному стандарту — это документированные процедуры:
  • Управление документацией;
  • Управление записями;
  • Внутренние аудиты;
  • Управление несоответствующей продукцией;
  • Корректирующие действия;
  • Предупреждающие действия.
В чистом виде документы с такими названиями практически не имеют смысла, поскольку почти вся деятельность, описываемая этими процедурами — части других процессов. Но когда другие процессы еще недостаточно документированы, в виде процедур могут быть созданы наброски описаний этих частей.

Фундамент для идентификации и прослеживаемости продукции

Аналогично документации, продукция должна быть идентифицируема и ее история должна быть доступна (прослеживаемость). Для идентификации продукции необходимы обозначение и статус. Обозначение может состоять из обозначения изделия, версии и уникального номера изделия или партии. Статус отображает стадию жизненного цикла (например, выполненные операции в маршрутной карте) и соответствие продукции (например, отметка о браке). Способ обеспечения прослеживания определяется особенностями продукции: где-то целесообразно вести отдельную БД об истории каждого изделия, а где-то имеет смысл идентификация на самом изделии или его упаковке или даже распределение продукции в пространстве в зависимости от ее статуса (изоляция брака).

20 января 2014 г.

Фундамент для управляемой документации

Общей подход к деятельности — ее документирование. Не все необходимо оформлять документально, но рано или поздно организации сталкиваются с тем, что принятые решения и определенные требования и результаты работы должны быть записаны. При этом если документация находится в неуправляемом состоянии (в том числе, не будет понятно, актуальна и принята она или нет), толку от нее мало.
Очевидно, что наилучшим способом поддерживать документацию в управляемом состоянии — использование специальной информационной системы. Но если не заложить фундамент в виде единых требований к документации (обозначение, оформление, идентификация изменений и статуса, права доступа и т. д.), при ее использовании будут возникать проблемы. Чтобы документация была управляемой, исполнителям должно быть проще сделать ее таковой, нежели не сделать.
Столь же очевидно, что документация в организации может сильно различаться и иметь разнообразные внешние требования, поэтому унификация требований к ней должна иметь разумные пределы.
Процессы управления документаций унифицировать и вовсе бессмысленно, поэтому для разных категорий документации такие аспекты, как способы согласования, изменения и распространения, целесообразно определять позднее, в рамках документирования самих процессов.

8 января 2014 г.

Мониторинг верхнего уровня

По аналогии с декомпозицией целей, объекты мониторинга также декомпозируются из мониторинга верхнего уровня:
  • определение и правильное понимание текущих и будущих потребностей и ожиданий всех соответствующих заинтересованных сторон;
  • оценка сильных и слабых сторон, возможностей и угроз;
  • определение потребности в альтернативных, конкурентоспособных и новых товарных предложениях;
  • оценка существующих и зарождающихся рынков и технологий;
  • предвосхищение текущих и предполагаемых изменений в законодательных и нормативных требованиях;
  • понимание рынка рабочей силы и его влияния на лояльность работников организации;
  • понимание социальных, экономических, экологических тенденций и местных культурных аспектов, связанных с деятельностью организации;
  • определение потребности в природных ресурсах и необходимости их защиты в будущем;
  • оценки текущих возможностей организации и ее процессов (по моделям зрелости).

Самооценка

При планировании внедрения формализованной системы полезно провести самооценку (например, по ISO 9004) для определения приоритетных направлений развития. Важно оценивать не только реализацию отдельных требований, но и зрелость системы в целом.
При этом необходимо помнить, что высокие уровни зрелости по ISO 9004 могут быть целесообразны только для больших организаций, поскольку у больших организаций снижается гибкость и «информационная проницаемость» и многие действия, в том числе обмен информацией и изменения перестают происходить «сами собой».

5 января 2014 г.

По заявкам: ISO 9001 (текст стандартов)

Собственно, сегодня не рассуждения, а просто ссылка по заявкам: где скачать стандарт ISO 9001 и ГОСТ ISO 9001 и другие стандарты серии в PDF.
Да, я решил не ограничиваться ISO 9001, а выложить и остальные стандарты, т. е. ISO 9000 и ISO 9004. Все стандарты приведены как в англоязычном виде, так и в русском ГОСТовском переводе. Дополнительно для ISO 9001 выложен двуязычный вариант, который может пригодиться для сверки спорных положений и русской версии по первоисточнику.
Пояснение по поводу ГОСТовской версии: действующая на данный момент — ГОСТ ISO 9001-2011, она ничем не отличается от ГОСТ Р ИСО 9001-2008, кроме того, что её приняли Армения и Кыргызстан.